通常而言，会议场地价格预（yù）算包括以下几个方面：

　　1、交通费用

　　交通费用可以细分为：

　　(1)、出（chū）发地至会（huì）务地的交通费用包括航班、铁（tiě）路、公路、客（kè）轮，以及（jí）目的（de）地车站、机场、码（mǎ）头至住（zhù）宿地的（de）交通

　　(2)、会议期（qī）间交（jiāo）通费用（yòng）主要是会务地交通费用（yòng），包括住宿地至会所的交通、会（huì）所到（dào）餐饮地点的交通、会（huì）所到商（shāng）务交际场（chǎng）地（dì）的交通、商务（wù）考察交（jiāo）通以及其他与会人员可能（néng）使用的（de）预定交（jiāo）通。

　　(3)、欢（huān）送交通及返程交（jiāo）通（tōng）包括航班、铁路（lù）、公路、客轮及住宿地（dì）至机（jī）场、车站、港口（kǒu）交通（tōng）费用。

　　2、会（huì）议室（shì）/厅（tīng）费用

　　具体可细分（fèn）为（wéi）：

　　(1)、会（huì）议场地租金通常而言，场地的租赁已（yǐ）经包含某些常用设施，譬如激光指（zhǐ）示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或（huò）者黑板、油性笔、粉笔等，但一些非常规设施并不涵盖在内比如投影设备（bèi）、临时（shí）性的（de）装饰物、展架等，需（xū）要加装（zhuāng）非主席台发言线（xiàn）路时也可能需要另（lìng）外的预算。

　　(2)、会议（yì）设（shè）施租赁费用此部分费用主要（yào）是租赁一些特殊设备，如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统（tǒng）、多媒体系统、摄录设备（bèi）等，租赁时通常需要支付一定的使用保（bǎo）证金（jīn），租（zū）赁费用中包括设备的（de）技术支（zhī）持与维护费用。值得注意（yì）的是，在（zài）租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要（yào）求（通（tōng）常可向专业的会（huì）议服务公司咨询，以（yǐ）便获得（dé）最（zuì）适宜的性价比），否则可能影响会议的进行。另外（wài），这些会议设（shè）施由于品牌、产地及新（xīn）旧不同，租赁的价格可能相（xiàng）差很大。

　　(3)、会场布置费用如果不（bú）是特殊要求，通常而言此部分（fèn）费用包含在会场租赁费用中。如（rú）果有特殊（shū）要（yào）求，可（kě）以与专业的会议服务商协商（shāng）。

　　3、住（zhù）宿费（fèi）用

　　住（zhù）宿的费用应该非常（cháng）好理解值得注意（yì）的只是住（zhù）宿费（fèi）里面有些价格（gé）是完全（quán）价格（gé），而有点是需要另外加收政府税金的。对于会议而言，住宿费可能是（shì）主要的开支之一。找专（zhuān）业的会展服务商（shāng）通常能获得较好的折（shé）扣。

　　正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等（děng）因素有关外，还与（yǔ）客房内开放的服务项（xiàng）目有关譬（pì）如客房内的长途（tú）通讯、洗换、迷你吧（ba）酒水、一次性（xìng）换洗衣物（wù）、互联网、水果提（tí）供等服务（wù）是否开放有关。会议主办方应明确酒（jiǔ）店应当关（guān）闭（bì）或者开（kāi）放的（de）服务项目（mù）及范围。

　　4、餐饮费用

　　会议的餐饮费用可以很简单，也可以（yǐ）很复杂（zá），这取决于会议议程需要及会议（yì）目的。

　　(1)、早餐、午餐

　　早餐通常是自助餐（cān），当（dāng）然也（yě）可（kě）以采取（qǔ）围桌式就餐，费用按（àn）人数计算（suàn）即可（但考虑到（dào）会议就餐（cān）的特殊性及原材料的（de）预（yù）备，所（suǒ）以预计就餐（cān）人（rén）数不（bú）得与实际就餐人（rén）数（shù）相差（chà）到15%，否（fǒu）则餐馆有（yǒu）理由拒绝（jué）按实际就餐（cān）人（rén）数结（jié）算而（ér）改（gǎi）为按预定人数（shù）收取（qǔ）费用）

　　中（zhōng）餐及午餐基（jī）本属于（yú）正餐，可以采取人数（shù）预算（suàn）自助餐形（xíng）式，按桌预算围桌式形（xíng）式。如果主办方希（xī）望酒水消费自（zì）行采购而非由（yóu）餐馆提供（gòng），餐（cān）馆可能会收（shōu）取一定（dìng）数量的服务（wù）费用。

　　(2)、会场茶歇

　　此项费用基本上是按人数预算的（de），预算时可提出不（bú）同时段（duàn）茶歇的食物、饮料组合。承办者告知的茶（chá）歇价格通（tōng）常包（bāo）含（hán）服务人员（yuán）费用（yòng），如果主办方需要（yào）非（fēi）程序服务，可能需要而外的预算。通（tōng）常情（qíng）况下，茶歇（xiē）的种类可分（fèn）为西式与（yǔ）中式两种西式基（jī）本上以咖（kā）啡、红茶、西式点心、水果等（děng）为主，中式则以开水（shuǐ）、绿（lǜ）茶或者花茶、果茶、水果、咖啡（fēi）、水果及（jí）点心（xīn）为主。

　　5、视听（tīng）设（shè）备

　　除非在室外（wài）进行，否（fǒu）则（zé）视听设备的费用通常可（kě）以（yǐ）忽（hū）略。如果（guǒ）为了公共关系（xì）效果而不得不在室外（wài）进行，视听（tīng）设备的预算就比较复杂，包括（kuò）：

　　设备本身的租赁费用，通常按天计算（suàn）

　　设备的运输（shū）、安装调试及（jí）控制技术（shù）人员支持费用，可让会展服务商代（dài）理

　　音源主要是背景音乐及娱乐音乐选择，主办者可（kě）自带，也可委（wěi）托代理